Le management de projet est une science de gestion permettant de concevoir, exécuter et développer des activités dans un but précis. Celles-ci peuvent être mises en œuvre par une entreprise ou un particulier. Pour en garantir la réussite, il convient de suivre une démarche adaptée qui constitue le fondement de tout projet. Voici quelques notions fondamentales en gestion de projet.
Gestion de projet : les étapes de la préparation et de la définition
En gestion de projet, l’étape de la préparation permet à l’équipe directrice de réfléchir sur le sujet principal et la conception de l’initiative. Il marque aussi l’identification des objectifs à atteindre au terme de la mise en œuvre. C’est également le moment approprié pour diagnostiquer les besoins à résoudre et les cibles du projet. Pour se faciliter la tâche, l’équipe peut recourir à un logiciel de gestion de projet.
Cet outil permet de mentionner, dans un cadre cohérent, les objectifs, les stratégies à mettre en place et les résultats attendus. Lorsque ces aspects sont enfin mis en évidence, vous pouvez passer à la définition des résultats attendus ainsi qu’aux indicateurs. Le responsable du pilotage du projet peut également se référer aux fonctions du logiciel pour réussir cette seconde étape. En pratique, cette solution technique sert à accomplir un certain nombre de travaux. Ainsi, dans le cadre d’un projet, il aide à :
- Réaliser une étude de faisabilité
- Définir l’ampleur du projet
- Affecter une équipe à la réalisation du projet
- Définir les responsabilités de chaque personne et les délais impartis
Une fois que ces tâches sont achevées, vous pouvez passer à une autre étape déterminante de la mise en œuvre de votre projet.
La planification pour visualiser le projet
La planification du management de projet est essentielle pour que celui-ci prenne vie. Lors de cette étape, les activités, les tâches et les sous-tâches sont identifiées. Sur la base des objectifs globaux de chaque équipe, vous définissez l’ordre de réalisation des travaux permettant d’atteindre le but fixé.
Par ailleurs, l’utilisation d’un logiciel aide à gagner du temps. Il dispose de fonctionnalités permettant de programmer rapidement l’enchaînement des activités, leur délai et les personnes responsabilisées. Grâce à celui-ci, il devient possible de faire une automatisation du travail de chaque équipe afin de créer une meilleure cohésion et de l’efficacité. Toutefois, le projet doit être clairement expliqué aux collaborateurs pour qu’ils se l’approprient. L’outil sert aussi à élaborer divers diagrammes.
À cette étape, il est aussi important de procéder à l’identification des risques qui pourraient empêcher la réalisation des tâches. De plus, lors de la planification, le budget total du projet est estimé. Mieux, toutes les ressources prévues pour sa mise en œuvre sont affectées avant le passage à la prochaine phase. Pour marquer le passage à une autre étape du pilotage de projet, vous devez rencontrer toutes les parties prenantes. Ceci est nécessaire pour recueillir leurs analyses et faire les ajustements requis.
L’exécution et le suivi-contrôle du projet
L’exécution est l’étape qui permet au projet de prendre forme. Selon qu’il s’agisse d’un projet informatique, marketing ou d’investissement, la complexité de la mise en œuvre diffère. Dans ce cas, nommer un chef de projet spécialisé permet de garantir la bonne exécution des tâches.
S’il s’agit d’un projet d’inbound marketing par exemple, il veille à superviser les actions visant à produire et à diffuser des messages aux prospects. Il doit en outre maîtriser les outils technologiques, car ils peuvent lui servir à faire la prospection, la conversion des prospects ou encore le nurturing. En revanche, dans les projets d’investissement, le chef de projet doit plutôt être un spécialiste des outils financiers.
Il faut savoir en outre que l’étape de l’exécution est mise en œuvre de façon simultanée avec le suivi. Ce dernier a pour finalité de permettre la mesure de la progression du projet conformément aux prévisions. Les indicateurs retenus lors de la définition servent de repères pour avoir recours à des réajustements. Le suivi peut être facilité par l’emploi d’un logiciel dédié à la gestion de projets. À l’achèvement de la mise en œuvre du planning, le projet est clôturé. Des contrôles sont ensuite réalisés pour analyser les effets et les impacts des actions déployées. Les notions fondamentales en gestion de projet se construisent autour de : la préparation, la définition ou encore la planification des activités.