Pouvoir compter sur ses partenaires et établir avec eux une relation de confiance est primordiale pour la croissance de l’entreprise. Pour créer une relation fournisseur durable, il est important de mettre en place et de respecter les étapes-clés du processus achat. La recherche et le choix du meilleur fournisseur, suivis de la fixation des conditions du partenariat doivent alors suivre un protocole rigoureux.
Première phase : les étapes-clés du sourcing
Lorsqu’un service achat est sollicité pour une fourniture encore non-référencée, toute première étape consiste à préciser le besoin du demandeur afin d’y apporter une réponse efficace. Une fonction d’achat performante doit en effet prendre en compte la totalité des paramètres d’usage du bien ou du service, en passant par l’établissement d’un cahier des charges. Ce dernier comprend notamment :
• L’identification du bien ou du service ;
• La quantification de l’achat à effectuer ;
• Les conditions d’usage ;
• Les exigences de qualité ;
• Les éventuels impératifs (disponibilité rapide, type de conditionnement, etc.).
Une fois le besoin précisément identifié et les enjeux définis par l’acheteur, ce dernier procède ensuite à la constitution du panel fournisseurs. Chacun de ces fournisseurs potentiels est alors qualifié selon certains critères (capacité logistique, respect des règles éthiques et de sécurité, réputation, compatibilité avec les outils de l’entreprise, etc.).
Une fois la liste des fournisseurs établie, l’équipe achat lance la consultation. Chacun des fournisseurs sélectionnés est invité à transmettre un dossier de candidature. Les meilleurs seront ensuite conviés à une audition afin de présenter leur offre oralement.
Deuxième phase : établir une relation durable avec le fournisseur
La deuxième phase du processus achat est décisive pour aboutir à l’optimisation de la relation fournisseur. Il va ici s’agir de poser les bases du partenariat en en fixant les conditions. Le but est alors d’inscrire la réponse achat dans une perspective de long terme et de créer une coopération solide. L’équipe achat va pour cela commencer par choisir le candidat le plus prometteur par rapport au besoin du demandeur, via les propositions reçues. Pour faire ce choix, la promesse d’un partenariat fiable est un critère primordial à prendre en compte, tout autant que les conditions techniques et logistiques.
L’étape de la négociation des conditions intervient ensuite. Pour optimiser la relation client-fournisseur, il est nécessaire de trouver un terrain d’entente aboutissant à la satisfaction totale de l’entreprise tout en permettant au fournisseur de respecter les délais et les critères de qualité.
Enfin, la qualité de la relation avec le fournisseur repose sur la fixation des conditions négociées. Ces conditions de partenariat vont permettre d’engager une collaboration durable et doivent pour cela définir en profondeur les conditions d’évaluation des respects des engagements (en termes de qualité, de logistique, de délais, etc.) ainsi que les conditions de rupture du contrat.
La relation fiable et durable entre l’entreprise et son fournisseur se construit ainsi au fil de ces étapes successives, menées par l’équipe achats. Le professionnalisme, l’intuition et les compétences du service des achats sont alors indispensables pour sélectionner le fournisseur idéal et créer avec lui une relation saine et solide.