Vous avez sûrement entendu parler du logiciel ERP, un système d’information qui vous permet de gérer au mieux votre entreprise. Vous avez beau réunir des collaborateurs compétents et tout avoir mis en place pour faire de votre entreprise un leader du marché, il vous manque néanmoins l’outil nécessaire pour vous distinguer de vos concurrents. C’est là que l’ERP entre en jeu : un progiciel en charge de la gestion de l’ensemble des fonctionnalités de votre société/usine. Il ne s’agit nullement d’un miracle, mais plutôt d’une prouesse technologique au service des professionnels.
En combinant les bonnes méthodes de travail et le bon ERP, votre entreprise pourra réaliser des gains considérables. Découvrez la marche à suivre pour faire de l’ERP votre meilleur allié au travail.
Un logiciel ERP, qu’est-ce que c’est ?
Avant de s’attarder sur les fonctionnalités de cet outil informatique révolutionnaire, une petite définition est de mise. Un ERP est en fait un système qui permet la gestion de projet et des données d’une entreprise. Il s’agit de l’acronyme de « Entreprise Resource Planning » ou PGI (Progiciel de gestion intégré) en français. Cet outil intègre plusieurs fonctionnalités capables de gérer la totalité des services de l’entreprise notamment la gestion de stocks, la production et les finances. Sur le plan opérationnel, il s’agit de la colonne vertébrale de chaque entreprise car il est central dans le système d’information de la société. En effet, un ERP permet aux collaborateurs d’avoir accès, en temps et en heure, aux données dont ils ont besoin sans avoir à chercher dans une base de données interminable. En résumé, un ERP est une solution clé en main qui regroupe toutes les fonctionnalités de production, de comptabilité/finance, de logistique, de vente, de management et de ressources. C’est une solution complète et optimale pour gérer votre entreprise.
L’accès à toutes vos données, en temps réel
Un ERP permet ainsi de regrouper toutes les fonctions de l’entreprise en un seul et même dispositif. Par exemple, une entreprise X dispose de différents départements qui communiquent entre eux. Avec une application propre à chaque fonction, l’information a souvent tendance à se perdre et les données peuvent parfois être dupliquées, ce qui rend la tâche difficile et crée un véritable chaos dans l’organisation des rôles (retard dans les délais, erreur dans les commandes, manque de renseignements). L’ERP intervient pour garantir des informations exactes et une mise à jour en temps réel.
Ainsi les départements de l’entreprise vont se joindre sous un seul et même progiciel et va permettre de centraliser toutes les données afin de rendre la communication plus facile entre les collaborateurs des différentes fonctions. Autre exemple avec un ERP, si une vente est effectuée, elle est directement enregistrée dans les entrées de la comptabilité, dans le journal des ventes et dans la gestion des stocks. Cette collaboration devient donc plus simple, plus stratégique, et assure un gain de temps considérable.
La phase préparatoire
Il faut savoir qu’un ERP est un projet à part entière qui exige une phase d’implémentation et d’intégration. Dans ce cadre, il est important de suivre scrupuleusement les étapes pour aboutir à un résultat satisfaisant. Retrouvez, en quelques points, la marche à suivre pour réussir le projet de mise en place de votre logiciel ERP.
· Faire le point sur les usages de l’entreprise : pour installer votre ERP dans les règles de l’art, tout doit être identifié en amont pour permettre au logiciel de trouver les solutions à toutes vos problématiques. Procéder à un audit permet d’avoir le contrôle sur la gestion de l’entreprise.
· Trouver la bonne équipe : installer un ERP prend beaucoup de temps et d’énergie, il est donc nécessaire de constituer un groupe de collaborateurs investis à 100 % dans la réalisation du projet.
· Déterminer vos besoins : après avoir constitué l’équipe chargée du projet, la première mission est de définir les besoins et les périmètres d’action de l’ERP. Cette étape comprend la rédaction de votre cahier des charges. Ce dernier permettra de cadrer le projet ERP et de communiquer avec les différents prestataires.
· Choisir le bon ERP : il existe sur le marché de l’IT une infinité d’offres d’ERP. Il est ainsi essentiel de bien choisir le progiciel avec lequel vous souhaitez travailler. En effet, la solution ERP doit concorder avec votre cahier des charges et être en parfaite adéquation avec les fonctionnalités de l’entreprise.
Quels sont les avantages d’un ERP ?
Pour une bonne gestion de l’entreprise, tout est question d’organisation. Le logiciel ERP intervient justement pour vous aider à mieux gérer les différentes activités de votre société. Découvrez les innombrables avantages d’un ERP.
Ø La centralisation des données : plus besoin de jongler entre différentes applications et logiciels. L’ERP permet de regrouper toutes les informations de l’entreprise dans un seul et même dispositif. Des départements de gestion de stock, jusqu’au ressources humaines, le système facilite la tâche des collaborateurs et rend l’information plus facile d’accès.
Ø La cohérence des données : avec un ERP, toutes les modifications et mises à jour sont réalisées automatiquement et en temps réel. Cela assure une meilleure précision des résultats et un gain de temps pour les collaborateurs.
Ø La facilité de communication en interne garantit à tous les collaborateurs de disposer des mêmes informations.
Ø L’optimisation des résultats ou du chiffre d’affaires grâce au traitement rapide des informations et des données.
En plus de ces avantages, un système ERP permet de réduire la duplication des informations, les erreurs de saisie et facilite le traitement des données dans les différents départements.
Les critères à prendre en compte pour votre ERP
La mise en place d’un logiciel ERP a permis à de nombreuses entreprises de mieux s’organiser et de faciliter le traitement de leurs données. Il faut néanmoins une préparation préalable avant de se lancer dans un tel projet. Ainsi, un ERP demande énormément de temps et d’implication. La préparation du cahier des charges est essentielle pour une mise en place optimale. L’installation demande également des compétences en IT et informatique compte tenu de la complexité du dispositif.
N’hésitez pas à faire appel à des intégrateurs expérimentés pour la mise en place de l’outil. Le volet budgétaire est également à prendre en considération. Ainsi, le déploiement d’un ERP pour une petite ou moyenne entreprise coûterait entre 5 000 et 12 000 € par utilisateur.
Véritable prouesse technologique, l’ERP est un outil d’envergure qu’il faut apprendre à manier pour en comprendre le processus, et profiter de ses innombrables bénéfices.