Le BPM (Business Process Management) est une démarche technologique qui vise à bien gérer les processus métiers. Il consiste à analyser les processus primaires et secondaires, ainsi que les processus de support de l’entreprise, en vue de les améliorer. La méthodologie du BPM vise à garantir de la fluidité et de l’agilité dans les processus, afin d’éviter de perdre du temps sur des activités inutiles.
Objectif principal du BPM
Le principal objectif du BPM est d’améliorer de façon continuelle la performance et la qualité des processus en veillant à ce qu’ils soient plus fluides, plus fiables, plus rapides, plus agiles et plus robustes.
Pour cela, il est indispensable de modéliser et informatiser les processus, ce qui implique une formalisation et un enchaînement des tâches, des échanges de données entre les systèmes d’informations, des sorties d’états et un pilotage bien huilé.
Des changements permanents marquent la vie d’une entreprise. On note ainsi une évolution permanente des processus métiers au gré des décisions stratégiques prises, et de la pression de l’environnement.
La technologie du BPM est mise en pratique en vue d’en garder la maîtrise et d’atteindre les objectifs assignés en termes d’efficacité et d’efficience. C’est une démarche qui contribue grandement à la transformation digitale de l’entreprise.
Les avantages du BPM
La mise en pratique du BPM participe à la prise de contrôle de la performance de l’organisation et du renforcement de sa compétitivité. Les bénéfices qui en sont issus sont nombreux.
–La productivité : elle est satisfaisante du fait de l’amélioration constante de l’excellence opérationnelle.
–L’agilité : la digitalisation et les outils BPM associés à la connaissance fine de chaque étape favorisent la recomposition des processus, afin de s’adapter à des contraintes ou mettre à profit de nouvelles opportunités.
– La qualité : elle est acquise, puisque la conformité des livrables est maîtrisée.
– Le coût : l’organisation étant efficiente, le coût des processus ne peut être correct.
Notez également que le BPM améliore l’expérience client en délivrant une prestation de qualité. Aussi, en interne, les collaborateurs bénéficient d’un bon confort dans la conduite de leurs missions. Ces derniers, étant libérés des tâches chronophages, répétitives et dévalorisantes, peuvent mieux se focaliser sur ce qui apporte plus de valeur ajoutée.
Les étapes du PBM
Il est nécessaire de passer par plusieurs étapes pour déployer la technologie BPM. Cette démarche tient compte des points suivants :
Diagnostic de l’organisation
A cet effet, une étude de l’existant est indispensable. Les processus métiers prioritaires sont identifiés et retenus. Ce choix se fait en tenant compte de l’impact de ces processus sur la performance globale de l’entreprise et sur leur adéquation avec la stratégie.
Notez que le mot « processus » utilisé pour qualifier une suite d’opérations, ne doit pas être perçu comme étant déjà modélisé. Le fonctionnement de toute organisation se fait naturellement à partir de plusieurs processus. La démarche BPM est fondée sur la nécessité de les identifier, de les contrôler, de les modéliser et de les améliorer.
Analyse du processus
L’état des lieux de l’existant est réalisé à cette étape. Pour cela, des observations directes des opérations sont faites, de même qu’une étude de la documentation et des interviews. Le but est d’obtenir une vision sur les différentes étapes, les intervenants, les éventuels dysfonctionnements, les améliorations à faire et les risques.
Pour guider l’analyse, le dessin d’un diagramme de flux est particulièrement utile. Dans le cadre de cette analyse, il est nécessaire de fixer des objectifs et des KPI en ce qui concerne la qualité, les coûts et le délai.
Conception
Il est question à ce niveau de construire le nouveau processus. Notez qu’il peut s’agir de la re-conception d’un processus qui existe déjà. À cette étape, il sera nécessaire de définir les règles métier et de mettre en place des procédures et des workflows dans le logiciel BPM.
Sachez que certaines actions sont automatisées par le système, tandis que d’autres sont basées sur l’humain. Mais il faut faire attention, car trop d’automatisation engendre une certaine rigidité qui est néfaste à la flexibilité de l’entreprise, nécessaire pour traiter des cas qui ne sont pas prévus.
Le but est de construire un processus d’un point de vue managérial et organisationnel et l’intégrer ensuite dans les systèmes d’information.
L’exécution
C’est la dernière étape de la démarche BPM. Après le paramétrage, l’outil mis en place entre en production afin d’exécuter le processus.